Ledenadministratie en
administratieve ondersteuning

Welke vragen moet een bestuur zich stellen met betrekking tot de ledenadministratie:

• Voldoet voor onze vereniging een solitaire ledenadministratie.
• Op welke punten en met welk doel zou een automatisering nodig zijn.
• Wordt voldaan aan de wetgeving (AVG).
• Op welke wijze kunnen leden inzicht krijgen in hun geregistreerde gegevens.
• Is het wenselijk dat leden digitaal kunnen inschrijven voor een evenement.
• Welke automatisering is voor welke vereniging geschikt?
• Hoe kunnen leden zelf hun gegevens beheren en wanneer is dat wenselijk.

Ledenadministratie solitair of toch niet

Het SBVN heeft vele jaren ervaring met het opzetten en verzorgen van ledenadministraties en administraties voor evenementen of wedstrijden.

Verreweg de meeste verenigingen voeren een solitaire ledenadministratie. Intensief werk die jaarlijks vele uren werk kost. Een solitaire ledenadministratie is statisch met soms de mogelijkheid om de contributie betalingen automatisch in te laten lopen en dat is een winst aan het begin van het jaar. Maar onbruikbaar wanneer een vereniging evenementen organiseert en de leden aan de automatische inschrijvingen moeten worden gekoppeld.

Administratieve ondersteuning

Het SBVN informeert u graag over de mogelijkheden voor het opzetten en onderhouden van de ledenadministratie. Aangezien wij zelf onze programmatuur schrijven, kunnen deze ook eenvoudig en snel voor u aanpassen. Of dit nu een ledenadministratie of een administratie voor een evenement betreft. Daarnaast is het mogelijk dat wij het e-mailverkeer over de administratie uit handen kunnen nemen of u daarin kunnen ondersteunen.

Voor uw vereniging kosteloos op maat gemaakt

Indien u kiest voor administratieve ondersteuning door het SBVN, dan zijn er in de meeste gevallen geen kosten verbonden aan de op maat gemaakte programmatuur.
Ga met ons in gesprek en laat u informeren, want ook de afweging tot hoe ver het automatiseren en digitaliseren moet worden doorgevoerd binnen de verenigingsadministratie kan wel eens nieuwe inzichten geven. 

Het SBVN is geen IT bedrijf en verkoopt geen software. Er wordt uitsluitend een op maat gemaakte service geboden voor het bestuur van een vereniging.

Automatisering geeft niet altijd meerwaarde

Een vereniging moet niet automatiseren om het automatiseren. Nog steeds zijn er leden die niet de beschikking hebben over de juiste kennis of apparatuur. En in andere gevallen zijn de resultaten te verwaarlozen, omdat deze niet of onvoldoende zijn te koppelen of in sommige gevallen meer werk of kosten met zich meebrengen.

Cloud systeem

Bij veel systemen staat de informatie bij het bestuurslid op de PC. Het is niet moeilijk te bedenken tegen welke problemen een bestuur aanloopt wanneer dit bestuurslid uitvalt. Vervolgens blijkt de PC niet meer toegankelijk te zijn, doordat er ook persoonlijke informatie op staat en de familie geen toegang verleent. Dit probleem doet zich vaak ook voor wanneer het een PC betreft die door de vereniging is gekocht.

Het SBVN kan ondersteunen bij het toegankelijk houden van geautomatiseerde informatie en kan er tevens voor zorgen dat meer bestuursleden toegang hebben en houden tot deze informatie.

Archivering

Er zijn documenten die behouden moeten blijven voor de toekomst en toegankelijk moeten blijven voor de bestuursleden en in voorkomend geval de leden van een vereniging. Het SBVN kan ervoor zorgen dat historische documenten, data of informatie behouden blijven voor de vereniging. Tevens kan het SBVN ondersteunen bij een functionele archivering van verenigingszaken en up-to-date houden van de opgeslagen informatie.