Ondersteuning voor uw vereniging

Ondersteuning

Soms heeft een bestuur hulp nodig. Dat kan in veel verschillende vormen van ondersteuning worden gegeven.

Het SBVN ondersteunt al vele jaren diverse verenigingen bij:

• Ondersteuning van het verenigingsbestuur, individuele bestuurder of commissies.
• Opzetten en/of onderhouden van de ledenadministratie en/of financiële administratie.
• Opmaken jaarrekening en/of begroting, schrijven van jaarrapportages.
• Schrijven van artikelen/interviews en opmaak voor jubileumuitgave, clubblad of nieuwsbrief.
• Opmaken, drukken, inpakken, adresseren, frankeren en verzenden van clubblad.
• Verslaglegging vergaderingen en bijeenkomsten.
• Communicatie naar leden.
• Maken, vullen of onderhouden van de website of het opzetten van een ledenweb.
• Organiseren van workshops voor bestuursleden en/of commissieleden.
• AVG goed toepassen binnen de vereniging.
• Opzetten historisch archief op (externe) server die toegankelijk is voor de leden van de vereniging.
• Een antwoord of advies bij een vraag of (direct) probleem.
• Hulp bij het voldoen aan de statutaire verplichtingen.
• Uitleg en uitgebreide informatie, maar ook aanpassen van statuten en huishoudelijk reglement bij wetgeving die voor een vereniging van belang is (AVG, WBTR).
• Ondersteuning op de achtergrond, eenmalig, tijdelijk of voor langere periode.
• Het tijdelijk invullen van een functie zodat voldaan wordt aan het minimaal aantal bestuursleden.
• Het inzetten van een dagvoorzitter.

Verantwoordelijkheid

Als bestuurder heb je de plicht om te besturen aan de hand van  de verenigingsstatuten en het daarvan afgeleide huishoudelijk reglement.
De leden van een vereniging moeten erop kunnen vertrouwen dat het bestuur het gestelde in de Statuten en verenigingsreglementen correct behartigd. Mensen worden lid van een vereniging met een bepaald doel en die doelen hoeven niet in overeenstemming met elkaar te zijn. Dat maakt het besturen van een vereniging tot een uitdaging, soms complex, omdat je elk lid graag een positief verenigingsgevoel wilt geven.

Op korte termijn ondersteuning nodig

Wanneer een verenigingsbestuur ondersteuning nodig heeft, dan is dat in de meeste gevallen een vraag om directe ondersteuning. Bij veel verenigingen gaat het zoals het al jaren gaat en komen de statuten pas uit de kast wanneer er problemen zijn. Wanneer het zover komt dan loopt een bestuur al achter de feiten aan. Een dergelijke situatie is niet in het belang van een vereniging en doet geen recht aan de doelstelling van een vereniging. Maar ook op een dergelijk moment kan Het Service Bureau ondersteuning bieden. De ervaring leert, dat in veel gevallen een externe ondersteuning nodig is om de zaken vanuit een ander perspectief te bekijken en tot een oplossing te komen.

Ondersteuning van taken en wettelijke verplichtingen

Kortom, alle werkzaamheden binnen een vereniging, waarbij kortstondige of langdurige ondersteuning nodig is, kan door het SBVN worden geleverd. Wacht niet tot het water aan de lippen staat, wacht niet tot bij te veel bestuursleden door dubbele taken het water over de schoenen loopt. Bestuur een vereniging met respect voor elkaar en geef bestuursleden die dat nodig hebben ondersteuning of een handvat. Vergeet niet dat een vereniging met ingang van 1 juli 2021 moet voldoen aan het gestelde in de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR) en een vereniging het een en ander moet implementeren in de statuten en reglementen. 

Archivering

Daarnaast kan het van belang zijn voor een vereniging dat het historisch archief, of bepaalde zaken die noodzakelijk zijn voor de voortgang van een vereniging, op een (externe) server komen te staan. Het komt helaas te vaak voor dat bestuursleden met onvrede vertrekken en dan slechts een deel van het archief of helemaal geen archief overdragen. Maar een bestuurslid kan door ziekte of nog erger, niet in staat zijn een archief over te dragen. Vanaf juli 2021 moet hierin wettelijk zijn voorzien.

Iedere vereniging, groot of klein, kent de momenten dat er meer handen nodig zijn. Vaak zijn deze taken te specifiek van aard om daar een willekeurig verenigingslid mee te belasten. Het SBVN helpt u graag!