Ondersteuning van de secretaris

Ondersteuning van de secretaris

De taken, waarvoor het SBVN een ondersteuning van de secretaris kan geven, zijn o.a.:

• Verslaglegging vergadering.
• Opstellen en/of redigeren publicaties.
• Algehele ondersteuning.
• Tijdelijk of geheel overnemen van taken.
• Vraagbaak.

Taken secretaris

De taken van een secretaris zijn omschreven in de statuten of huishoudelijk reglement en op papier ziet dat er overzichtelijk uit. De waarheid is echter, dat de werkzaamheden van een secretaris veel omvattend zijn en de uitvoering van de taken te vaak wordt onderschat. Bij veel verenigingen is het de secretaris die namens de vereniging de publicaties schrijft en in eerste instantie verantwoordelijk is voor het beantwoorden van vragen van leden. Deze vragen komen via de post, telefoon, e-mail, WhatsApp en soms van Facebook, Twitter en Instagram.

Beantwoording berichten

Een secretaris wordt er steeds vaker mee geconfronteerd dat leden direct een antwoord verwachten. Het is een tendens dat er op onvriendelijke, dwingende, soms onbehoorlijke wijze wordt gecommuniceerd. Het lontje kan behoorlijk kort zijn vanachter het toetsenbord.

Het vraagt veel van een secretaris om bepaalde berichten toch correct te beantwoorden, in de wetenschap dat geen enkel antwoord goed zal worden ontvangen. De valkuilen die daardoor ontstaan kunnen ervoor zorgen dat een secretaris het bijtje erbij neergooit en het bestuur verlaat. 

Ondersteuning van de secretaris

Het SBVN ondersteunt de secretaris van een vereniging die is vastgelopen bij de werkzaamheden of dreigt vast te lopen. Er zijn handvatten aan te reiken om met dwingende, onbehoorlijke berichten om te gaan en in sommige gevallen is praten met een buitenstaander en stoom afblazen voldoende. Indien er een bundeling van dergelijke berichten op een secretaris afkomt door onenigheid binnen een vereniging, kan het SBVN ondersteunen. Daarmee wordt tevens objectiviteit gecreëerd. Bewust zeggen we hier objectiviteit, maar wanneer sprake is van een verregaande onenigheid zal die objectiviteit ook onpartijdigheid zijn. Het SBVN luistert zonder ‘verenigingsemoties’ naar partijen en zoekt naar overeenkomsten om zo de verschillen te overbruggen. Iedereen is immers met een hobby bezig. 

Verslaglegging

Naast de reguliere taken, kan een secretaris ook te maken krijgen met werkzaamheden die in korte tijd moeten worden verwerkt. Het SBVN kan in voorkomende gevallen tijdelijk voor ondersteuning zorgen. Kan bijvoorbeeld de verslaglegging van bestuursvergaderingen overnemen of uitsluitend de verslaglegging van de Algemene Ledenvergaderingen. Veel verenigingen kiezen ervoor om de verslaglegging van de Algemene Ledenvergadering uit te besteden, om te voorkomen dat leden met het verwijt kunnen komen dat alleen de zienswijze van bestuur of secretaris is terug te vinden in het verslag. De secretaris heeft dan de handen vrij om mee te discussiëren en vragen te beantwoorden.

Ervaring leert, dat verslaglegging gemaakt door een onafhankelijk persoon weinig tot geen discussie oproept.

Primair voor het SBVN is het beschermen van de secretaris en door vroegtijdige ondersteuning voorkomen dat een secretaris als persoon beschadigd raakt.